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印章使用管理制度

  第一章總則


  第一條印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具,印章的管理,關系到公司正常的經營管理活動的開展,甚至影響到公司的生存和發展,為防止不必要事件的發生,維護公司的利益,特制定本辦法。


  第二條公司總經理授權由財務部全面負責公司的印章管理工作,發放、回收印章,監督印章的保管和使用。


  第三條公司印信分為以下幾類:


  1、公司公章:刻有公司注冊名稱且對外具有法律效力的印章;


  2、公司法人章:刻有公司法人姓名的印章;


  3、公司財務專用章:公司財務部為履行財務職能而使用的印章;


  4、公司合同專用章:刻有公司名稱+合同專用章字樣,為履行合同職能而使用的印章;


  5、公司勞資專用章:公司行政辦公室人事為履行人事職能而使用的印章;


  6、各分公司公章:刻有分公司注冊名稱且對外具有履行分公司職能的印章(單獨使用不具有法律效力);


  第二章印章的領取和保管


  第四條印信的刻制


  1、公司需要刻制印信的部門,需經公司相關領導(董事長、總經理)審核批準后,由經辦人員(財務部印章保管專職人員)持營業執照正本及公司介紹信赴印章刻制機構辦理刻章手續并刻制印章,印信內容應與營業執照內容一致。


  2、公司行政辦公室負責將印信的啟用時間和印模進行公布和報備。


  第五條印信的保管


  1、印信保管人應將印信置于其日常工作活動范圍內的辦公桌、文件柜或保險箱內,并將鑰匙妥善保管;


  2、更換印信保管人應按公司規定辦理工作交接手續,并填寫《印信移交/銷毀清單》,交接相關印信登記、使用的原始記錄和附有相關領導簽批的原始稿件;


  3、印信保管人公差、外勤或因故休假等不能正常工作的應事先將印信存放處的鑰匙交與財務部代理人;


  4、印信應在公司辦公場所固定位置保管,禁止任何人外出攜帶,但經公司董事長、總經理認可并同意,在履行完相關簽批手續后可由印信保管人(或代理人)與經辦人一同外出辦公用章;


  5、財務部使用印章的保管按財務相關制度的規定執行。


  第六條公司建立印章使用記錄簿,任何人使用印章都必須在使用記錄簿上進行登記。


  第七條印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分,如員工持有公司印章的,須辦理歸還印章手續后方可辦理離職手續。


  第三章印章的使用


  第八條印章的使用范圍


  1、公章的使用范圍


 。1)發送正式公文、電函、傳真件等;


 。2)報送或下達各類業務計劃、業務報表、財務報表等;


 。3)授權委托書、人事任免、勞動合同、對外介紹等;


 。4)簽訂重要業務合同、協議等;


 。5)上崗證、先進集體和個人榮譽證書等;


 。6)需要代表本企業加蓋行政公章的其他批件、文本、憑證、材料等。


  2、各分公司及各職能部門印章使用范圍


 。1)在其職權范圍內,公司內部對口業務部門的電文、通知、函件等工作聯系;


 。2)用于對外工作介紹信和授權范圍內的工作函件等。


  第九條公司各級人員需使用印章須按要求填寫印章使用單,將其與所需要印的文件一并逐級上報,經公司有關人員審核。


  第十條經有關人員審核,并最終由具有該印章使用決定權的人員(董事長、總經理)批準后,方可交印章保管人蓋章。


  第十一條印章保管人應對文件內容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對,核對無誤后方可蓋章。


  第十二條在逐級審核過程中被否決的,該文件予以退回。


  第十三條公司總經理對公司所有的印章的使用擁有絕對的決定權。


  第十四條涉及法律等重要事項需使用印章的,須經公司法律顧問審核簽字。


  第十五條財務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用財務印章無須經上述程序。


  第十六條用印后該印章使用單作為用印憑據由印章保管人留存,年底整理后形成年度用章記錄匯總,交由行政辦公室歸檔備案。


  第十七條印章原則上不許帶出公司,確因工作需要將印章帶出使用的,應事先填寫印信使用單,載明事項,經公司總經理批準后,由兩人以上共同攜帶使用。


  第十八條公章的使用決定權歸公司總經理,其他各印章的使用決定權由公司總經理根據實際工作需要進行授權。任何人不得開具空白介紹信、證明等,如因工作需要或其他特殊情況確需開具的,必須由總經理、主管副總、行政辦主任三方簽字同意后方可執行。


  第十九條原則上公司任何人不得攜帶公章外出,如確需帶出使用時,須經公司領導批準,并填寫"印章借出審批單"方可帶出。借用人在歸還公章時需將借出期間所蓋公章材料的原件(復印件)進行整理匯總,形成公章借出報告,明確辦公事務及公章使用情況,交由總公司財務部印章保管專職人員登記備案歸檔。


  第二十條印信損壞/遺失


  1、印信因長期使用或其他原因造成損壞需要重新刻制新印章,印信保管人應向董事長、總經理報告,經其同意后,按前述刻章流程,持已損壞的印信到印章管理機構辦理,取得新印信后須將原印信及時銷毀。


  2、印信若有遺失,保管人應在發現后立即向財務部經理、行政辦公室主任和總經理報告,并采取相應措施,同時依法公告作廢。


  3、人為損壞印信者應按公司獎懲辦法視行為人的過錯程度給予相應處分。保管人或其他人因過錯導致印信遺失且給公司造成損失的,依法律規定辦理。


  第二十一條印信的移交/銷毀


  1、公司因故分立、合并、解散、終止,由公司登記機關辦理變更登記或注銷后,印信保管人應將印信交于原單位善后事務的處理人保管。印信移交應填寫《印信移交/銷毀清單》;


  2、已解散或終止的分公司(部門),其善后事務處理完畢后,由公司總經理決定,或銷毀或移交總公司相關部門管理,并填寫《印信移交/銷毀清單》。


  第四章責任


  第二十二條印章保管人的責權范疇:


  財務部主要職責是對印章的使用進行合理性管理,而印章保管人具有使用、監督、保管等多重責任與權力,具體劃分如下:


 。1)公章的保管人無獨立使用權力,但具有監督及允許使用權力,因此公章的保管人對公章的使用結果負主要責任,經手人則負部分責任。


 。2)財務章的保管人無獨立使用權力,但具有監督及允許使用權力,因此財務章的保管人對財務章的使用結果負主要責任,經手人則負部分責任。法人章的保管者是出納,即是保管者又是使用者,但其無獨立使用權力,需依據財務部負責人審批的支付申請或取匯款憑證方可使用,否則負全部責任。


  第二十三條任何人必須嚴格按照本辦法規定程序使用印章,未經本辦法規定的程序,不得擅自使用。


  第二十四條違反本辦法的規定,給公司造成損失的,由公司對違紀者予以行政處分,造成嚴重損失或情節嚴重的,移送有關機關處理。


  第五章附則


  第二十五條本辦法解釋權歸總經理。


  印章使用流程(印章保管人親自參與使用該流程):


  使用人申請→填寫印章使用單→用章部門負責人簽字→行政主管副總簽字→總經理簽字審批→財務部經理審核簽批手續→印章保管人用印→印章保管人將領導簽批的印章使用單和文件底稿以及用印后正式成文稿件一并整理歸檔


  印章借出使用流程(印章保管人不參與使用,使用該流程):


  使用人申請→填寫印章借出審批單→用章部門負責人簽字→行政主管副總簽字→總經理簽字審批→財務部經理審核簽批手續→印章保管人移交印章→印章借出使用人用印→印章借出使用人形成借出報告、匯總所蓋印章文檔→填寫印章歸還審查表→印章保管人將領導簽批的印章借出審批單、文件底稿、借出報告、印章歸還審查表以及用印后正式成文稿件一并整理歸檔


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